PERT-анализ: как оптимально распределить задачи в команде

Когда команда приступает к новому масштабному проекту, кажется, что руки связаны. А менеджер хватается за голову надеется, что участники смогут перехватить на лету все возникающие изменения. Хорошая новость: есть способ распределить задачи, даже когда понятно примерно ничего. Рассказываем, что такое PERT-анализ и когда уместно его применять.

В масштабном проекте, который приходится выполнять впервые, нужно организовать решение задач по нему. Для этого проводят PERT-анализ (Program Evaluation and Review Technique). Впервые метод внедрили в 1958 году для спецпроектов ВМС США при разработке ракет Polaris.

При помощи PERT участники записывают и оценивают все задачи. Детальный разбор упорядочит действия по сложному проекту. Разберём метод подробнее.

Начнём с примера

Допустим, команда впервые организует конференцию для партнёров и не знает, что для этого потребуется.

По PERT-анализу компания выделяет этапы: назначить время и дату, найти помещение, продумать программу, подготовить презентации, пригласить гостей. Для них определяет сроки и обсудит задачи с командой. А на отдельные задачи выделит ресурсы.

Главный результат – диаграмма

Она состоит из задач-«кирпичиков» – они выстраиваются по порядку исполнения. Например, для поставки сырья на склад нужно сначала найти поставщика.

Если конкретная задача не реализуется без выполнения предыдущей, на диаграмме отмечают зависимость от ресурсов.

Диаграмму можно использовать при разработке графика строительства или этапов запуска нового продукта.

Преимущества PERT:

Позволяет увидеть проект целиком. В хронологии отражают основные работы и их приоритет.
Помогает определить потребность в ресурсах. Одни задачи может решить команда, для других нужны спонсоры.
По результатам анализа менеджер проекта может вовремя определить, каких затрат потребует реализация каждого этапа.

На общем графике отражают длительность выполнения задач и продолжительность проекта. Чтобы снизить его трудоёмкость, PERT предполагает градацию дедлайнов. Сложную схему проекта поясняют цифры и стрелки – они описывают порядок действий и время исполнения.

Нюансы методики:

PERT фокусируется на времени. Если кроме него нужно учитывать стоимость, используется модель критического пути (CPM).
Диаграмму сложно воспринимать. Если нужно показать схему человеку, который в ней не разбирается, для наглядности подойдёт диаграмма Ганта.
Нужен чётко определённый результат. Если проект предполагает частые изменения, выручат Agile-методики. Например, Scrum.

PERT-анализ строится на математике. По методу с помощью бета-распределения можно моделировать время выполнения задач.

У такого подхода есть свои плюсы:

Учёт ситуаций, в которых вероятность задержек выше, чем досрочного окончания.
Соответствие реальным условиям, где время на задачу не может быть отрицательным или бесконечным.
Возможность рассчитать ожидаемый срок для каждой задачи.

Из чего состоит PERT-анализ

События

Это этапы проекта. Каждый начинается тогда, когда предыдущий завершён. Например, построение графика по РД. Именно события попадают на диаграмму.

Задачи

Действия, которые нужно выполнить для событий. Например, собрать реестр документов. Для задач обозначают время, ресурсы, бюджет, оборудованиеи ответственных. Комплексные задачи могут дробить на шаги.

Есть ещё критические задачи, без которых нельзя перейти к следующему этапу. Их выполняют в строгие сроки и с заложенными ресурсами. Иначе проект под угрозой.

Сроки

Ключевой аспект PERT, оптимизирует силы команды. Сроки для каждой задачи:

Оптимистический (минимальный) – когда всё идёт по плану или быстрее.
Пессимистический (максимальный) – если всё идёт не так, как задумано.
Реальный – что-то среднее между 1 и 2.

При расчёте учитывают паузы между событиями.

Этапы проведения PERT-анализа

Определить видение проекта. Сюда входят миссия, ценности и ответственные. На этом этапе устанавливают срок сдачи проекта.
Выделить главные задачи. Нужно выписать всё, что нужно для проекта, и разбить по сложности.
Определить приоритеты. Для этого все задачи можно разбить по матрице Эйзенхауэра (срочно, не срочно, важно, не важно). Сначала браться за сложные и большие задачи, затем переходить к менее срочным и важным.
Оценить сроки для каждой задачи. Разбить их на оптимистичные, пессимистичные и реальные.
Установить запас. Убедиться, что для каждой задачи хватает ресурсов. И определить источники запаса.
Создать диаграмму с переменными.

Как определить продолжительность задачи

Для этого применяют формулу PERT:

О + (4 × Н) + П) ÷ 6

Единицы времени, которые используют: часы, минуты, дни или недели.

Например, если оптимистичная оценка (О) = 30 минут, пессимистичная (П) = 60 минут, а наиболее вероятная (Н) = 45 минут, то PERT составит: (30 минут + (4 × 45 минут) + 60 минут) ÷ 6 = 45 минут.

Такой расчёт помогает определить критический путь и построить хронологию проекта.

Преимущества и недостатки PERT-анализа

Инструмент позволяет планировать сложные проекты.

Плюсы:

Проект становится наглядным, а шаги – визуальными.
В команде распределяются роли: каждый понимает, что делать.
Можно распределить силы, чтобы ускорить сдачу проекта, и отслеживать задержки.

Минусы:

Если этапы разбивать слишком тщательно на задачи и подзадачи, получится слишком сложный план.
Может не подойти для малых проектов и простых задач. PERT показывает ожидания, а не реальное положение дел.
Из-за сроков и разбиения задач не подходит для творческих проектов.

Видите перспективы? А они есть 😎

Чтобы сдать проект вовремя нужны три составляющие: команда, ресурсы и правильные действия. При масштабном планировании может быть сложно оценить на глазок с ходу, какие задачи важнее других, и как это укладывается в общую канву.

Диаграмму PERT по проекту можно построить с помощью специализированного ПО. Эти инструменты помогают визуализировать этапы, добавлять элементы и напоминания, чтобы отслеживать ход работ.

Сохраняйте карточки себе. А для распределения задач внутри проекта почитайте полезное в нашем канале Telegram.