Учёный и консультант по менеджменту Эдвард Деминг говорил, есть инструменты, которые помогают компании совершенствоваться. А выживать или нет – решение каждого. Поэтому поставщики становятся ключевыми игроками и партнёрами проекта, когда дело доходит до закупок. Делимся деталями отчётности PSR, которая нужна каждому крупному проекту. В конце поместили главные бонусы, которые точно сэкономят бюджет. Сохраните себе, чтобы настроить процессы закупки.
Procurement Status Report – PSR (отчёт о состоянии закупок) помогает определить, в каком состоянии находятся закупки, которые необходимы для проекта. PSR служит для анализа стратегии закупок, управления отношениями с поставщиками
и поддержания проекта в рамках графика и бюджета. Рассмотрим элементы отчёта
подробнее.
Идентификация закупок
- Наименование. Включает код или название элемента, услуги или работы.
- Категория или тип. Отражает тип элемента по классификации. Например, оборудование, материалы, подрядные работы.
- Код или номер. Это может быть внутренний идентификатор или номер договора для отслеживания закупки.
- Текущий статус закупки. Например, «Ожидание утверждения», «Заключён договор», «Производство», «Доставка», «Принято», «Закрыто».
- Дата, когда закупка была инициирована.
- Дата завершения процесса закупки по плану, включая поставку и приёмку.
- Дата завершения процесса закупки по факту.
- Отклонения по срокам: между планом и фактом.
Финансовая информация
Управление рисками
Информация о поставщиках
- Бюджет закупки. Отражает её стоимость, указанную в бюджете проекта.
- Фактическая стоимость. Показывает, сколько стоит закупка на текущий момент.
- Отклонение по стоимости. Фиксирует разницу между бюджетом закупки и фактической стоимостью.
- Платежи поставщикам. И вместе с ними оставшиеся обязательства.
Управление рисками
- Риски, связанные с закупками. Здесь идентифицируют риски, которые могут на них повлиять. Например, задержки поставок, изменение цен, ненадёжные поставщики.
- Меры по снижению и минимизации рисков.
Информация о поставщиках
- Имя или наименование компании-поставщика.
- Контактные данные для связи с поставщиком.
- История взаимодействия с поставщиком. Содержит записи о предыдущих сделках, рейтинги поставщика, комментарии и обратную связь.
Для чего нужен PSR в проекте
- Статус закупок открыт для всех участников, а руководство принимает решения на основе актуальных данных.
- По отчёту можно заранее определить риски закупок и вовремя разработать корректирующие меры.
- PSR позволяет отслеживать выполнение плана закупок по бюджету и графику.
- Отчёт помогает контролировать качество поставок и отношения с поставщиками.
- Сравнение показателей закупок по плану и факту помогает в будущем улучшить процессы закупки.
Когда используется PSR
- На регулярных встречах команды. Отчёт используют для обсуждения состояния закупок, решения проблем и корректировки планов.
- В отчётности перед руководством. На основе оценки PSR топ-менеджеры могут оценить прогресс проекта и принимать стратегические решения.
- Для управления контрактами. Можно мониторить сроки и регулировать спорные вопросы.
Пишите в комментариях, как у вас складывается с закупками и поставщиками. Если нужно укрепить отношения между участниками и данными в проекте, записывайтесь на бесплатную консультацию с экспертами Baseline.
