PSR (ПСР): как отслеживать и контролировать закупки по этапам проекта
Учёный и консультант по менеджменту Эдвард Деминг говорил, есть инструменты, которые помогают компании совершенствоваться. А выживать или нет – решение каждого. Поэтому поставщики становятся ключевыми игроками и партнёрами проекта, когда дело доходит до закупок. Делимся деталями отчётности PSR, которая нужна каждому крупному проекту. В конце поместили главные бонусы, которые точно сэкономят бюджет. Сохраните себе, чтобы настроить процессы закупки.
Procurement Status Report – PSR (отчёт о состоянии закупок) помогает определить, в каком состоянии находятся закупки, которые необходимы для проекта. PSR служит для анализа стратегии закупок, управления отношениями с поставщиками и поддержания проекта в рамках графика и бюджета. Рассмотрим элементы отчёта подробнее.
Идентификация закупок
Наименование. Включает код или название элемента, услуги или работы.
Категория или тип. Отражает тип элемента по классификации. Например, оборудование, материалы, подрядные работы.
Код или номер. Это может быть внутренний идентификатор или номер договора для отслеживания закупки.
Информация о статусе
Текущий статус закупки. Например, «Ожидание утверждения», «Заключён договор», «Производство», «Доставка», «Принято», «Закрыто».
Дата, когда закупка была инициирована.
Дата завершения процесса закупки по плану, включая поставку и приёмку.
Дата завершения процесса закупки по факту.
Отклонения по срокам: между планом и фактом.
Финансовая информация
Бюджет закупки. Отражает её стоимость, указанную в бюджете проекта.
Фактическая стоимость. Показывает, сколько стоит закупка на текущий момент.
Отклонение по стоимости. Фиксирует разницу между бюджетом закупки и фактической стоимостью.
Платежи поставщикам. И вместе с ними оставшиеся обязательства.
Управление рисками
Риски, связанные с закупками. Здесь идентифицируют риски, которые могут на них повлиять. Например, задержки поставок, изменение цен, ненадёжные поставщики.
Меры по снижению и минимизации рисков.
Информация о поставщиках
Имя или наименование компании-поставщика.
Контактные данные для связи с поставщиком.
История взаимодействия с поставщиком. Содержит записи о предыдущих сделках, рейтинги поставщика, комментарии и обратную связь.
Для чего нужен PSR в проекте
Статус закупок открыт для всех участников, а руководство принимает решения на основе актуальных данных.
По отчёту можно заранее определить риски закупок и вовремя разработать корректирующие меры.
PSR позволяет отслеживать выполнение плана закупок по бюджету и графику.
Отчёт помогает контролировать качество поставок и отношения с поставщиками.
Сравнение показателей закупок по плану и факту помогает в будущем улучшить процессы закупки.
Когда используется PSR
На регулярных встречах команды. Отчёт используют для обсуждения состояния закупок, решения проблем и корректировки планов.
В отчётности перед руководством. На основе оценки PSR топ-менеджеры могут оценить прогресс проекта и принимать стратегические решения.
Для управления контрактами. Можно мониторить сроки и регулировать спорные вопросы.
Пишите в комментариях, как у вас складывается с закупками и поставщиками. Если нужно укрепить отношения между участниками и данными в проекте, записывайтесь на бесплатную консультацию с экспертами Baseline.