Управление заинтересованными сторонами проекта — одна из ключевых областей знаний стандарта PMBOK. Она включает выявление всех участников проекта, анализ их интересов и влияния, планирование взаимодействия, управление вовлеченностью и ожиданиями на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Даже при качественном планировании сроков, бюджета и содержания проекта его реализация может столкнуться с серьезными трудностями, если не учитывать интересы участников. Разные заинтересованные стороны по-разному оценивают результаты проекта, имеют собственные цели и ожидания, а также обладают различной степенью влияния на принимаемые решения.
В PMBOK управление стейкхолдерами рассматривается как непрерывный процесс. Работа с заинтересованными сторонами начинается уже на этапе инициации проекта, продолжается во время планирования и исполнения работ и завершается только после официального закрытия проекта. Такой подход позволяет своевременно выявлять изменения в составе участников, учитывать новые требования и поддерживать необходимый уровень вовлеченности.
Кто относится к заинтересованным сторонам проекта
Согласно PMBOK, заинтересованная сторона (stakeholder) — это лицо, группа лиц или организация, которые могут влиять на проект, подвергаться его влиянию либо считать, что результаты проекта затрагивают их интересы. Заинтересованные стороны могут как активно участвовать в реализации проекта, так и оказывать влияние косвенно. Их ожидания могут совпадать или противоречить друг другу, поэтому одной из задач руководителя проекта является поиск баланса между различными интересами.
К заинтересованным сторонам относятся как внутренние участники организации, так и внешние организации и лица. При этом влияние на проект может быть как положительным, так и отрицательным: одни заинтересованы в успешной реализации проекта и способствуют его выполнению, другие могут препятствовать принятию решений или внедрению результатов.
Даже при качественном планировании сроков, бюджета и содержания проекта его реализация может столкнуться с серьезными трудностями, если не учитывать интересы участников. Разные заинтересованные стороны по-разному оценивают результаты проекта, имеют собственные цели и ожидания, а также обладают различной степенью влияния на принимаемые решения.
В PMBOK управление стейкхолдерами рассматривается как непрерывный процесс. Работа с заинтересованными сторонами начинается уже на этапе инициации проекта, продолжается во время планирования и исполнения работ и завершается только после официального закрытия проекта. Такой подход позволяет своевременно выявлять изменения в составе участников, учитывать новые требования и поддерживать необходимый уровень вовлеченности.
Кто относится к заинтересованным сторонам проекта
Согласно PMBOK, заинтересованная сторона (stakeholder) — это лицо, группа лиц или организация, которые могут влиять на проект, подвергаться его влиянию либо считать, что результаты проекта затрагивают их интересы. Заинтересованные стороны могут как активно участвовать в реализации проекта, так и оказывать влияние косвенно. Их ожидания могут совпадать или противоречить друг другу, поэтому одной из задач руководителя проекта является поиск баланса между различными интересами.
К заинтересованным сторонам относятся как внутренние участники организации, так и внешние организации и лица. При этом влияние на проект может быть как положительным, так и отрицательным: одни заинтересованы в успешной реализации проекта и способствуют его выполнению, другие могут препятствовать принятию решений или внедрению результатов.
В зависимости от проекта к основным заинтересованным сторонам могут относиться:
Почему важно управлять заинтересованными сторонами
Одной из особенностей проектной деятельности является то, что разные участники оценивают проект с собственной точки зрения. Руководство заинтересовано в достижении стратегических целей, заказчик — в получении ожидаемого результата, пользователи — в удобстве эксплуатации будущего решения, а функциональные подразделения — в минимальном влиянии проекта на текущую деятельность. В результате ожидания различных заинтересованных сторон могут существенно отличаться.
PMBOK отмечает, что несвоевременное выявление важных заинтересованных сторон способно привести к задержкам, дополнительным затратам, необходимости пересмотра требований и даже к прекращению проекта. Например, если ключевое подразделение или юридическая служба будут привлечены только на поздних этапах, проект может потребовать существенной доработки или согласования дополнительных требований.
Не менее важным является вовлечение заинтересованных сторон в принятие решений. Регулярное взаимодействие позволяет своевременно получать обратную связь, учитывать возникающие изменения и снижать вероятность конфликтов. Недостаточное вовлечение участников увеличивает риск того, что результаты проекта не будут приняты заказчиком или конечными пользователями, даже если проект выполнен в соответствии с утвержденными сроками и бюджетом.
Как управлять заинтересованными сторонами проекта по PMBOK
PMBOK рассматривает управление заинтересованными сторонами как непрерывный процесс, который сопровождает проект от его инициации до завершения. Руководитель проекта должен не только определить всех участников, но и понимать их ожидания, степень влияния и уровень вовлеченности, своевременно корректируя стратегию взаимодействия по мере развития проекта.
- заказчик;
- спонсор проекта;
- руководитель проекта и команда;
- функциональные подразделения организации;
- подрядчики и поставщики;
- пользователи результатов проекта;
- государственные и регулирующие органы.
Почему важно управлять заинтересованными сторонами
Одной из особенностей проектной деятельности является то, что разные участники оценивают проект с собственной точки зрения. Руководство заинтересовано в достижении стратегических целей, заказчик — в получении ожидаемого результата, пользователи — в удобстве эксплуатации будущего решения, а функциональные подразделения — в минимальном влиянии проекта на текущую деятельность. В результате ожидания различных заинтересованных сторон могут существенно отличаться.
PMBOK отмечает, что несвоевременное выявление важных заинтересованных сторон способно привести к задержкам, дополнительным затратам, необходимости пересмотра требований и даже к прекращению проекта. Например, если ключевое подразделение или юридическая служба будут привлечены только на поздних этапах, проект может потребовать существенной доработки или согласования дополнительных требований.
Не менее важным является вовлечение заинтересованных сторон в принятие решений. Регулярное взаимодействие позволяет своевременно получать обратную связь, учитывать возникающие изменения и снижать вероятность конфликтов. Недостаточное вовлечение участников увеличивает риск того, что результаты проекта не будут приняты заказчиком или конечными пользователями, даже если проект выполнен в соответствии с утвержденными сроками и бюджетом.
Как управлять заинтересованными сторонами проекта по PMBOK
PMBOK рассматривает управление заинтересованными сторонами как непрерывный процесс, который сопровождает проект от его инициации до завершения. Руководитель проекта должен не только определить всех участников, но и понимать их ожидания, степень влияния и уровень вовлеченности, своевременно корректируя стратегию взаимодействия по мере развития проекта.
Шаг 1. Выявить заинтересованные стороны
Первым этапом является определение всех лиц, групп и организаций, которые могут влиять на проект или испытывать влияние его результатов. PMBOK подчеркивает, что выявление заинтересованных сторон — не разовое действие, а процесс, который продолжается на протяжении всего жизненного цикла проекта. По мере развития проекта могут появляться новые участники или изменяться роль уже существующих.
На этом этапе рекомендуется:
Шаг 2. Оценить влияние и заинтересованность
После определения участников необходимо понять, насколько каждый из них способен влиять на проект и насколько заинтересован в его результате. Такой анализ помогает определить приоритеты взаимодействия и сосредоточить усилия на наиболее значимых участниках.
В рамках анализа оценивают:
Полученная информация становится основой для дальнейшего планирования коммуникаций.
Шаг 3. Спланировать взаимодействие
Разным заинтересованным сторонам требуется различный объем информации и разные форматы взаимодействия. Руководство компании может интересовать достижение ключевых показателей проекта, тогда как пользователям важнее понимать сроки внедрения и особенности будущего решения.
При планировании взаимодействия определяют:
Такой подход позволяет обеспечить своевременное информирование участников и снизить вероятность возникновения конфликтов.
Шаг 4. Обеспечить вовлечение заинтересованных сторон
После определения стратегии взаимодействия начинается непосредственная работа с участниками проекта. PMBOK рассматривает вовлечение заинтересованных сторон как активное взаимодействие, направленное на получение поддержки проекта и достижение его целей.
Для этого рекомендуется:
Постоянное взаимодействие позволяет своевременно выявлять проблемы и учитывать изменения требований до того, как они окажут влияние на сроки, бюджет или содержание проекта.
Шаг 5. Контролировать изменения
По мере реализации проекта состав заинтересованных сторон, их полномочия и отношение к проекту могут изменяться. Поэтому PMBOK рекомендует регулярно пересматривать результаты анализа и при необходимости корректировать стратегию взаимодействия.
На практике это включает:
Такой подход помогает поддерживать актуальность коммуникаций и своевременно реагировать на изменения внешней и внутренней среды проекта.
Матрица заинтересованных сторон
После оценки уровня влияния и заинтересованности участников проекта часто используется матрица «влияние — заинтересованность» (Power–Interest Grid). Она позволяет определить приоритеты взаимодействия с различными группами заинтересованных сторон и выбрать наиболее подходящую стратегию коммуникации.
В общем виде выделяют четыре группы участников.
Первым этапом является определение всех лиц, групп и организаций, которые могут влиять на проект или испытывать влияние его результатов. PMBOK подчеркивает, что выявление заинтересованных сторон — не разовое действие, а процесс, который продолжается на протяжении всего жизненного цикла проекта. По мере развития проекта могут появляться новые участники или изменяться роль уже существующих.
На этом этапе рекомендуется:
- определить всех участников проекта;
- установить их отношение к проекту;
- зафиксировать роли, ожидания и основные требования;
- сформировать реестр заинтересованных сторон.
Шаг 2. Оценить влияние и заинтересованность
После определения участников необходимо понять, насколько каждый из них способен влиять на проект и насколько заинтересован в его результате. Такой анализ помогает определить приоритеты взаимодействия и сосредоточить усилия на наиболее значимых участниках.
В рамках анализа оценивают:
- уровень полномочий и влияния;
- степень заинтересованности;
- возможную поддержку или сопротивление проекту;
- приоритетность взаимодействия.
Полученная информация становится основой для дальнейшего планирования коммуникаций.
Шаг 3. Спланировать взаимодействие
Разным заинтересованным сторонам требуется различный объем информации и разные форматы взаимодействия. Руководство компании может интересовать достижение ключевых показателей проекта, тогда как пользователям важнее понимать сроки внедрения и особенности будущего решения.
При планировании взаимодействия определяют:
- цели коммуникации;
- каналы и форматы обмена информацией;
- периодичность встреч и отчетности;
- ответственных за взаимодействие.
Такой подход позволяет обеспечить своевременное информирование участников и снизить вероятность возникновения конфликтов.
Шаг 4. Обеспечить вовлечение заинтересованных сторон
После определения стратегии взаимодействия начинается непосредственная работа с участниками проекта. PMBOK рассматривает вовлечение заинтересованных сторон как активное взаимодействие, направленное на получение поддержки проекта и достижение его целей.
Для этого рекомендуется:
- привлекать участников к обсуждению ключевых решений;
- регулярно получать обратную связь;
- согласовывать требования и изменения;
- управлять ожиданиями;
- своевременно разрешать возникающие разногласия.
Постоянное взаимодействие позволяет своевременно выявлять проблемы и учитывать изменения требований до того, как они окажут влияние на сроки, бюджет или содержание проекта.
Шаг 5. Контролировать изменения
По мере реализации проекта состав заинтересованных сторон, их полномочия и отношение к проекту могут изменяться. Поэтому PMBOK рекомендует регулярно пересматривать результаты анализа и при необходимости корректировать стратегию взаимодействия.
На практике это включает:
- регулярный пересмотр состава заинтересованных сторон;
- оценку изменения их влияния и отношения к проекту;
- корректировку плана взаимодействия;
- фиксацию новых требований и возникающих рисков.
Такой подход помогает поддерживать актуальность коммуникаций и своевременно реагировать на изменения внешней и внутренней среды проекта.
Матрица заинтересованных сторон
После оценки уровня влияния и заинтересованности участников проекта часто используется матрица «влияние — заинтересованность» (Power–Interest Grid). Она позволяет определить приоритеты взаимодействия с различными группами заинтересованных сторон и выбрать наиболее подходящую стратегию коммуникации.
В общем виде выделяют четыре группы участников.
Следует учитывать, что положение заинтересованных сторон в матрице может изменяться по мере реализации проекта. Поэтому результаты анализа рекомендуется регулярно актуализировать.
Управление ожиданиями заинтересованных сторон
Одной из важнейших задач руководителя проекта является управление ожиданиями заинтересованных сторон. Различные участники проекта могут по-разному представлять конечный результат, сроки выполнения работ, объем функциональности или ожидаемые эффекты от реализации проекта. Если эти ожидания своевременно не согласовать, возрастает вероятность конфликтов и неудовлетворенности результатом даже при успешном завершении проекта.
Для управления ожиданиями рекомендуется:
При этом управление ожиданиями не означает выполнение всех требований заинтересованных сторон. Задача руководителя проекта заключается в поиске баланса между интересами различных участников, целями проекта и имеющимися ограничениями по срокам, бюджету и ресурсам. Именно такой подход позволяет обеспечить поддержку проекта со стороны ключевых заинтересованных сторон на протяжении всего его жизненного цикла.
Вовлечение заинтересованных сторон в проекты цифровизации
При реализации проектов цифровой трансформации управление заинтересованными сторонами приобретает особое значение. Внедрение новых информационных систем, изменение бизнес-процессов или автоматизация отдельных функций затрагивают большое количество подразделений и сотрудников, поэтому успешность проекта во многом зависит от их вовлеченности на всех этапах работ.
Работа с заинтересованными сторонами начинается уже на этапе обследования организации. Специалисты проекта проводят интервью с представителями подразделений, изучают действующие процессы, собирают требования и выявляют ожидания различных участников. Это позволяет сформировать целостное представление о текущей деятельности организации и определить требования к будущему решению.
На следующих этапах проекта заинтересованные стороны принимают участие в обсуждении моделей As-Is и To-Be, согласовании функциональных требований, рассмотрении промежуточных результатов и тестировании разработанного решения. Перед вводом системы в эксплуатацию организуются обучение пользователей и сопровождение внедрения.
Такой подход позволяет не только собрать полные требования к информационной системе, но и повысить вовлеченность участников проекта. Когда пользователи принимают участие в обсуждении решений и понимают цели изменений, значительно снижается сопротивление внедрению и повышается вероятность успешного использования новой системы после завершения проекта.
Опыт Baseline
Специалисты Baseline помогают организациям выстраивать проектное управление, проводить обследование деятельности и сопровождать проекты цифровизации. На практике большое внимание уделяется выявлению заинтересованных сторон, анализу их требований и организации взаимодействия между всеми участниками проекта.
В рамках проектов команда Baseline:
Такой подход применялся, в частности, при обследовании дорожного предприятия перед разработкой целевой информационной системы, где были проведены интервью с подразделениями, описаны существующие процессы и сформирована целевая модель деятельности. Аналогичные работы выполнялись в проекте для предприятия водной инфраструктуры, включавшем анализ процессов, разработку методологии управления проектной деятельностью и внедрение информационной системы.
Заключение
Управление заинтересованными сторонами проекта — одна из важных составляющих управления проектами по PMBOK. Своевременное выявление участников проекта, понимание их интересов и ожиданий, а также постоянное взаимодействие на протяжении всего жизненного цикла проекта помогают снизить риски, повысить качество принимаемых решений и обеспечить успешную реализацию проекта.
Особенно важную роль управление стейкхолдерами играет в проектах цифровизации, где изменения затрагивают множество подразделений и пользователей. Системная работа с заинтересованными сторонами позволяет сформировать обоснованные требования, поддерживать необходимый уровень вовлеченности и повысить вероятность успешного внедрения новых процессов и информационных систем.
Управление ожиданиями заинтересованных сторон
Одной из важнейших задач руководителя проекта является управление ожиданиями заинтересованных сторон. Различные участники проекта могут по-разному представлять конечный результат, сроки выполнения работ, объем функциональности или ожидаемые эффекты от реализации проекта. Если эти ожидания своевременно не согласовать, возрастает вероятность конфликтов и неудовлетворенности результатом даже при успешном завершении проекта.
Для управления ожиданиями рекомендуется:
- определить ожидаемые результаты проекта;
- согласовать критерии успешности;
- разграничить обязательные требования и пожелания;
- не допускать формирования завышенных ожиданий;
- своевременно сообщать об изменениях и существующих ограничениях;
- документировать принятые решения и достигнутые договоренности.
При этом управление ожиданиями не означает выполнение всех требований заинтересованных сторон. Задача руководителя проекта заключается в поиске баланса между интересами различных участников, целями проекта и имеющимися ограничениями по срокам, бюджету и ресурсам. Именно такой подход позволяет обеспечить поддержку проекта со стороны ключевых заинтересованных сторон на протяжении всего его жизненного цикла.
Вовлечение заинтересованных сторон в проекты цифровизации
При реализации проектов цифровой трансформации управление заинтересованными сторонами приобретает особое значение. Внедрение новых информационных систем, изменение бизнес-процессов или автоматизация отдельных функций затрагивают большое количество подразделений и сотрудников, поэтому успешность проекта во многом зависит от их вовлеченности на всех этапах работ.
Работа с заинтересованными сторонами начинается уже на этапе обследования организации. Специалисты проекта проводят интервью с представителями подразделений, изучают действующие процессы, собирают требования и выявляют ожидания различных участников. Это позволяет сформировать целостное представление о текущей деятельности организации и определить требования к будущему решению.
На следующих этапах проекта заинтересованные стороны принимают участие в обсуждении моделей As-Is и To-Be, согласовании функциональных требований, рассмотрении промежуточных результатов и тестировании разработанного решения. Перед вводом системы в эксплуатацию организуются обучение пользователей и сопровождение внедрения.
Такой подход позволяет не только собрать полные требования к информационной системе, но и повысить вовлеченность участников проекта. Когда пользователи принимают участие в обсуждении решений и понимают цели изменений, значительно снижается сопротивление внедрению и повышается вероятность успешного использования новой системы после завершения проекта.
Опыт Baseline
Специалисты Baseline помогают организациям выстраивать проектное управление, проводить обследование деятельности и сопровождать проекты цифровизации. На практике большое внимание уделяется выявлению заинтересованных сторон, анализу их требований и организации взаимодействия между всеми участниками проекта.
В рамках проектов команда Baseline:
- определяет заинтересованные стороны и их роли;
- проводит интервью и рабочие сессии с подразделениями;
- анализирует существующие бизнес-процессы;
- разрабатывает модели As-Is и To-Be;
- выявляет узкие места и противоречия;
- формирует требования к информационным системам;
- сопровождает согласование решений и внедрение изменений.
Такой подход применялся, в частности, при обследовании дорожного предприятия перед разработкой целевой информационной системы, где были проведены интервью с подразделениями, описаны существующие процессы и сформирована целевая модель деятельности. Аналогичные работы выполнялись в проекте для предприятия водной инфраструктуры, включавшем анализ процессов, разработку методологии управления проектной деятельностью и внедрение информационной системы.
Заключение
Управление заинтересованными сторонами проекта — одна из важных составляющих управления проектами по PMBOK. Своевременное выявление участников проекта, понимание их интересов и ожиданий, а также постоянное взаимодействие на протяжении всего жизненного цикла проекта помогают снизить риски, повысить качество принимаемых решений и обеспечить успешную реализацию проекта.
Особенно важную роль управление стейкхолдерами играет в проектах цифровизации, где изменения затрагивают множество подразделений и пользователей. Системная работа с заинтересованными сторонами позволяет сформировать обоснованные требования, поддерживать необходимый уровень вовлеченности и повысить вероятность успешного внедрения новых процессов и информационных систем.
